機密書類を処分するときの注意点と安心して処分する方法について

1．機密書類を処分するときの注意点

大切な内容が記載している機密書類は十分な管理が必要です。処理するつもりでもいつの間にか日々の業務に流れて紛失するケースもあります。機密書類を処分する前に、注意点をしっかり把握しておきましょう。

1‐1．年末大掃除・年度末に処分するリスク

社内にシュレッダーを設置している会社は多いです。シュレッダーを利用すれば効率的に廃棄できると思うでしょう。けれども、実際は機密書類がたまるばかりです。日々の仕事をこなしながらシュレッダーの使用はなかなかできません。よって、年末大掃除や年度末にまとめて処分する会社がほとんどです。しかし、まとめての廃棄もリスクをかかえています。廃棄しない間は機密書類をしっかり保管しなければなりません。セキュリティー面を確保しなければ難しいでしょう。保管している間に機密書類を失う可能性もあります。一斉処分するのならセキュリティー面を維持し続けるかどうかが課題です。

1‐2．会社ごとに“マニュアル”が決まっている

機密書類を安心して処分するため、情報セキュリティーを強化しています。企業・会社によって異なりますが、きちんと機密書類の処分について“マニュアル”があるものです。機密書類の処分を担当したときに、マニュアルを確認してください。マニュアルには機密書類を処分する日や方法などが決まっています。きちんとマニュアルどおりに処分していかなければ、機密情報がもれてしまうでしょう。自分勝手に処分してはいけないので気をつけてください。機密書類を処分するときの大切な注意点です。

1‐3．問題があがっている“内部統制”

大企業による情報漏えいなどのニュースを聞いたことはあるでしょう。しっかりと管理している大企業のセキュリティーでも情報がもれてしまうのです。なぜ情報がもれるのでしょうか？

セキュリティー問題であがっているのが、“内部統制”問題です。社内ではたくさんの人が働いています。人それぞれによって機密書類の処分方法が異なるものです。処理方法、シュレッダーの使い方など内部統制がきちんとしていなければばらつきが出てしまいます。発生するばらつきによって情報がもれてしまうのです。大企業による情報漏えいもきちんと内部統制をしていないことで発生しています。情報をきちんと守るためには、内部統制もしっかりしておかなければなりません。機密書類の正しい処分だけではカバーできない部分もあることを把握しておきましょう。

2．機密書類を処分する方法

2‐1．基本は“シュレッダー”による処分

リスクを把握したうえで機密書類を処分しなければなりません。一般的に機密書類の処分は“シュレッダー”になります。ほとんどの会社のオフィスにはシュレッダーが設置しているでしょう。しかし、シュレッダーの大きさによっては十分に機密書類が処分できません。次々と処分しなければならない機密書類が増えてしまうでしょう。

機密書類が増えた結果、セキュリティー面が弱くなり情報がもれてしまうのです。シュレッダーを利用する際は十分に気をつけてください。業務用のシュレッダーであればスムーズに処分できるでしょう。けれども、業務用のシュレッダーがない場合は業者に依頼するのも1つの方法です。

2‐2．溶解処理で機密書類を処分する

シュレッダーだけでは情報がもれてしまう…と心配になっている人は“溶解処理”がおすすめです。溶解処理とは専用の液体で書類を溶かす方法になります。書類を細かくカットするのではなく、完全に溶かすので情報がもれる心配はありません。

また、シュレッダーを使用した処分方法とは違い、まとめて処分ができるのです。機密書類がつまっているダンボールを丸ごと処理できます。機密書類を処分する方法は主に2つですが、会社のマニュアルに沿って処分しなければなりません。処理する前に、必ずマニュアルを確認すること忘れないでくださいね。

3．不用品回収業者に依頼するメリット

3‐1．一気にまとめて機密書類が処分できる

日常の業務をこなしながら機密書類の処理はなかなか大変です。思うように処理ができなくなった結果、機密書類がたまってしまいます。増えてしまった書類をまとめて処分するには、業者に依頼する方法が最も効率的です。不用品買い取り・回収業者にはオフィス用品や書類の処分を受けつけているところもあります。機密書類を処分してくれるところに依頼してみてはいかがでしょうか。

大量にある機密書類を一気にまとめて処理できます。すべて1度に処理できるのでとても効率的です。いちいち処理する手間をはぶけることができ、時間も必要ありません。また、オフィスにまで業者が取りにきてくれます。オフィスまで取りにきてくれると日々の業務もスムーズにすすむでしょう。

3‐2．安心して処理できる業者に依頼する

不用品回収業者に機密書類の処理を依頼する場合、注意点があります。安心して信頼できる業者に依頼することです。何回もいうほど大切なことですが、機密書類には大切な内容が記載しています。大切な内容だからこそ、処分にも信頼できる業者に依頼しなければなりません。セキュリティ面がしっかりしていないところに依頼すれば、情報がもれる恐れもあります。業者に処理を依頼する際は、安心して処理できる業者かどうか確認しましょう。業者とのやり取りやサービス内容、実績など、さまざまな面から判断してください。

また、業者によってはホームページで無料見積もりを受けつけています。無料見積もりを1度依頼して、処理にかかる費用を出してもらいましょう。見積もりに不備な点があればすぐに確認してください。適当に受け答えする業者は信頼できません。安心して依頼できる業者を見つけるためにも、数社の業者を比較することが大切です。

まとめ

機密書類を処分するときの注意点や機密書類を処分する方法、不用品回収業者に依頼するメリットについて説明しました。機密書類の処理には十分な注意が必要になります。会社のマニュアルがあれば、処理する前に必ず確認しておきましょう。情報を守るためにも、機密書類を処理するリスクを把握してください。

• 年末大掃除・年度末に処分するリスク
• 会社ごとに“マニュアル”がある
• “内部統制”の問題
• 基本はシュレッダーによる処分
• 溶解処理で機密書類を処分する
• 一気にまとめて機密書類が処分できる業者
• 安心して処理できる業者に依頼する

以上のポイントは要チェックです。

処理の仕方によっては会社の大切な情報が外部にもれてしまいます。会社のマニュアルどおりにすすめながら安全策を取って処理しましょう。処理までに時間がかかる場合はセキュリティ万全の体制で保管しなければなりません。